Verwenden einer Datenbankvorlage (Template)

Neben den Schaltflächen Neue Datenbank und Archiv importieren enthält die Startseite von Ninox die Symbole sämtlicher von Ihnen erzeugten Datenbanken. Bis jetzt ist dies lediglich die Datenbank Aufgaben.

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Ein Klick auf das Symbol von Aufgaben führt Sie zur Startseite dieser Datenbank. Deren Name erscheint im Fenster oben in der Titelzeile. Dieser Name taucht nochmals links oben in der Navigationsleiste auf. Mit einem Klick darauf erreichen Sie immer diese Startseite.

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Bei einem Klick auf den Eintrag Aufgabenliste links in der Navigationsleiste oder auf die gleichnamige Schaltfläche erscheint eine Tabellendarstellung der Namen von Aufgaben, welche die Entwickler dieser Datenbank bereits eingegeben hatten.

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Ein Klick auf eine der Zeilen bringt einen Bereich mit weiteren Informationen zu einer Aufgabe zum Vorschein.

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Die Details-Darstellung bringen Sie mit einem Klick auf das »x« in der linken oberen Ecke dieses Bereichs oder durch Betätigen der esc-Taste wieder zum Verschwinden

Die vorhandenen Einträge dürften von eher geringerem Interesse für Sie sein. Sie haben nun drei Möglichkeiten, diese Datenbank mit Ihren eigenen Einträgen zu bestücken:

  • Sie überschreiben die vorhandenen Texte,
  • Sie löschen die vorhandenen Aufgaben und geben Ihre Informationen vollkommen neu ein,
  • Sie wählen eine Kombination der beiden Methoden.

 

Bearbeiten von Einträgen

Die Ansicht (alle) der Aufgabenliste enthält eine einzige Spalte mit den Titeln durchzuführender Aufgaben. Das Verändern des Inhalts eines solchen Eintrags erfordert zunächst einen Doppelklick auf das Element, das Sie modifizieren möchten. Es ist daraufhin von einem blauen Rand umgeben. Dies zeigt an, die Zelle ist ausgewählt.

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Ein weiterer Klick markiert den gesamten Inhalt des Feldes.

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In diesem Zustand können Sie nun einen anderen Text eingeben. Wirksam werden solche Änderungen nach Betätigung von Eingabetaste oder Zeilenschaltung.

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Für die Auswahl einer Zelle reicht in diesem Zustand ein einfacher Klick. Nun umfasst eine Aufgabe mehrere Informationen. Um diese anzuzeigen, müssen Sie zunächst eine Auswahl durch Betätigen der esc-Taste aufheben. Jetzt erscheint bei einem Klick auf eine Zelle (oder rechts daneben) der Bereich mit den übrigen Angaben.

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Die Inhalte der Felder lassen sich wie in einer Textverarbeitung behandeln. Inhalte bzw. Teile davon können Sie mit der Maus markieren, Wörter mit einem Doppelklick. Markierungen können Sie überschreiben, kopieren, ausschneiden und anderer Stelle wieder einsetzen. Natürlich funktioniert dies auch mit Inhalten anderer Dokumente. Das Positionieren der Einfügemarke kann per Mausklick oder mit den Pfeiltasten erfolgen.

Nach einem Klick auf das Feld Beschreibung blendet Ninox einen Dialog ein, mittels dem Sie nicht nur den gewünschten Text eingeben können, sondern diesen auch mit Hilfe der Schaltflächen am oberen Rand formatieren.

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Bei einem Klick auf Fällig bis erscheint eine Kalenderdarstellung, über die Sie den tatsächlichen Termin der Aufgabe per Mausklick auswählen können.

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Nach Änderung sämtlicher Angaben kann sich folgendes Erscheinungsbild für die geänderte Aufgabe ergeben.

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Löschen von Aufgaben

Das Überschreiben von Informationen erlaubt die Weiternutzung bereits bestehender Objekte. Geschieht dies in mehreren Sitzungen, kann dabei leichte Verwirrung auftreten. Nach einem Schließen und erneuten Öffnen der Datenbank Aufgaben kann sich die Reihenfolge der Elemente verändert haben.

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Neue Aufgabenreihenfolge nach einer Neusortierung als Folge der Änderung eines Titels.


In diesem Fall sind die Aufgaben alphabetisch geordnet. Eine Neusortierung erfolgt grundsätzlich beim Öffnen einer Datenbank oder nach einem Klick auf das Kreissymbol mit dem Pfeil links oben in der Überschriftenzeile.

Auch wenn die vorhandene Informationsmenge als »überschaubar« zu bezeichnen ist, irgendwann wird ein fröhliches Durcheinander von originalen und veränderten Aufgaben herrschen. Aus Gründen der Übersicht ist es angezeigt, alle ursprünglich vorhandenen und noch nicht modifizierten Aufgaben zu entfernen. Dazu müssen Sie die betreffende Zeile mit einem Mausklick auswählen. Kennzeichen einer solchen Auswahl ist der blaue Hintergrund der gesamten Zeile.

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Mit Hilfe des Menüs Datensatz | Löschen oder der Tastenkombination cmd-Rückschritt leiten Sie das Entfernen der ausgewählten Zeile ein.

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Ninox fragt nach, ob das Löschen dieses Datensatzes wirklich in Ihrer Absicht liegt. Erst ein Mausklick auf Löschen entfernt die ausgewählte Zeile.

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War es doch die falsche Zeile, die gelöscht wurde, lässt sie sich mit Bearbeiten | Datenänderung widerrufen oder der Tastenkombination cmd-Z restaurieren.
Hinweis: Diese Funktion ist nur in der Ninox App für lokal oder in Ihrer iCloud gespeicherte Datenbanken verfügbar, also für Datenbanken, die im Tab "Meine Datenbanken" gespeichert sind.

 

Beim Löschen mehrerer Datensätze lauert ein kleiner Fallstrick. Zunächst einmal können Sie mit Hilfe der Umschalt-Taste eine zusammenhängende Auswahl an Zeilen erzeugen. Das Erzeugen einer nicht-zusammenhängende Auswahl an Zeilen mit Hilfe der cmd-Taste ist dabei nicht möglich. Mit Datensatz | Löschen oder der Tastenkombination cmd-Rückschritt entfernen Sie in diesem Fall aber lediglich die Inhalte der angezeigten und ausgewählten Felder. In diesem Fall also die Aufgabentitel. Die weiteren Inhalte einer Zeile bleiben dabei erhalten.

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Um mehrere Zeilen zu entfernen reicht es somit nicht, diese auszuwählen. Sie müssen sie markieren. Klicken Sie dazu auf die Zahlen links neben den Aufgabentiteln. Anstelle der Zahlen blendet Ninox Häkchen ein, welche die Markierung von Zeilen kennzeichnen. Mit einem weiteren Klick auf ein Häkchen heben Sie eine Markierung wieder auf. Ist auch nur eine einzige Zeile markiert, wechselt die Hintergrundfarbe des untersten Bereichs zu Gelb.

Neben Datensatz | Löschen bzw. cmd-Rückschritt steht jetzt auch ein Eintrag im Kontext-Menü zum Löschen der markierten Zeilen zur Verfügung. Auch dabei erfolgt eine Nachfrage, die Sie bestätigen müssen, bevor Ninox die ausgewählten Zeilen entfernt.

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Erfassen von Aufgaben

Nachdem nun alle Aufgaben bis auf die modifizierte gelöscht sind, sollen nun Ihre eigenen zu erledigenden Tätigkeiten erfasst werden. Zum Erzeugen einer neuen Aufgabe müssen Sie lediglich auf das »+«-Zeichen oder auf eine beliebige Stelle in diese Zeile klicken.

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Jetzt können Sie die entsprechenden Informationen eingeben. Ändern müssen Sie ggf. lediglich die beim Erzeugen der Zeile automatisch generierten Werte für Priorität und Status.

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Alternativ können Sie auch das Menü Datensatz | Neuen Datensatz erstellen nutzen oder die Tastenkombination cmd-N anwenden.

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Bei ähnlichen Inhalten können Sie mit Datensatz | Duplizieren einen bereits existierenden Datensatz klonen und anschließend die Inhalte des geklonten Objekts anpassen.

 

Darstellung von Inhalten

Sie haben bis jetzt zwei Darstellungsformen für die Inhalte der Datenbank Aufgaben kennengelernt. Im Teil rechts neben der Navigationsleiste befindet sich eine Tabellendarstellung. Darin angezeigt ist lediglich eine einzige Spalte mit dem Namen Titel. Sie enthält die Bezeichnungen der einzelnen Aufgaben. Ist eine Zeile in dieser Tabelle mit einem Mausklick ausgewählt, blendet Ninox eine Übersicht mit sämtlichen Informationen zu dieser Aufgabe ein.

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Für die Übersichtsdarstellung wäre es nun von Vorteil, neben dem Titel einer Aufgabe auch deren Fälligkeit der Tabelle entnehmen zu können. Um dieses Feld ebenfalls in der Tabellenübersicht links anzuzeigen, klicken Sie auf den Spaltenkopf Titel. Daraufhin erscheint der folgende Dialog.

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Alternativ können Sie diesen Dialog mittels Ansicht | Spalten ein- und ausblenden aufrufen.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Spalte einblenden rechts unten. Ninox blendet den gleichnamigen Dialog ein, der mit einer Liste der zu Verfügung stehenden Felder ausgestattet ist. Klicken Sie auf den untersten Eintrag Fällig bis.

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Diese Spalte ist daraufhin in der Tabellenübersicht sichtbar.

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Mit Hilfe der Namensliste oberhalb der Spaltenköpfe können Sie zwischen unterschiedlichen Ansichten der aktuellen Tabelle wechseln. Jeder einzelnen Darstellungsweise haben die Entwickler einen Namen zugewiesen, die darzustellenden Spalten ausgewählt und einzelnen Spalten verschiedene Kriterien zugewiesen. In der Ansicht “1. Überblick” erscheinen sämtliche Aufgaben, gruppiert nach dem Inhalt des Feldes Status.

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In Arbeit stellt nur solche Datensätze dar, deren Status auf diesen Wert eingestellt ist.

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In beiden Darstellungen ist die jeweilige Anzahl der angezeigten Datensätze unten links in der Fußzeile eingeblendet.