Import

Import und Export von Informationen

Die für eine Datenbank benötigten Informationen liegen nicht selten bereits in elektronischer Form vor, meistens als Dokumente, die mit einer Textverarbeitung und / oder einer Tabellenkalkulation erstellt sind. Auf der anderen Seite ist es häufig erforderlich, die in einer Datenbank erfassten Informationen an Mitarbeiter, Kollegen, etc. weitergeben zu müssen, denen die verwendete Datenbank-Software nicht zu Verfügung steht. Für solche Fälle verfügt Ninox über entsprechende Import- und Export-funktionen.

Import

Die Import-Funktion von Ninox kann helfen, eine manuelle (Neu-)Eingabe benötigter Informationen zu vermeiden. Ninox erlaubt Importe von Dokumenten im CSV-Format. CSV steht für kommagetrennten (Comma-Separated Values), bzw. zeichengetrennten (Character-Separated Values), Text. Der Inhalt solcher Dateien besteht aus einfachem Text, wobei bestimmte darin enthaltene Sonderzeichen zur Strukturierung ihres Inhalts dienen. Eine Zeile entspricht einem Datensatz, üblicherweise fungiert der Zeilenumbruch als Trennzeichen. Ein weiteres Sonderzeichen hilft bei der Trennung der einzelnen Datenfelder oder Spalten innerhalb von Datensätzen. Üblicherweise wird dafür dazu im Anglo-Amerikanischen Bereich das Komma eingesetzt, in Deutschland nutzt man häufig auch das Semikolon. Seltener sind hierbei Doppelpunkt, Bindestrich oder Leerzeichen anzutreffen.

Zur Vermeidung von Konfusionen sollte jeder Datensatz die gleiche Anzahl an Spalten aufweisen, die erste Zeile kann dabei als Kopfzeile zur Namensgebung der enthaltenen Felder dienen.

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Ausschnitt aus einem Dokument im »CSV«-Format.

Liegen die benötigten Informationen in einem anderen Format vor, die meisten Textverarbeitungen und Tabellenkalkulationen unterstützen Exporte in dieses Format. Für Tabelle Personen sind Daten bereits in einem Excel-Dokument vorhanden. Mit Speichern unter und der Option CSV als Dateiformat und UTF8 als Zeichensatz lässt sich die benötigte Importdatei erzeugen.

Das Speichern und Übertragen von Zeichen erfolgt in der elektronischen Datenverarbeitung mittels Zahlenwerten. Dabei muss eine eindeutige Zuordnung zwischen Zahlenwert und darzustellendem Schriftzeichen gewährleistet sein. Diese Zuordnung bezeichnet man als Zeichenkodierung. Am weitesten verbreitet ist inzwischen die UTF-8 Kodierung für Unicode-Zeichen.

Der Importiert von Daten erfordert, dass in Ninox bereits Tabellen und Felder angelegt sein müssen, in welche die Daten übernommen werden können. Dies ist für Tabelle Personen der Fall. Wählen Sie diese Tabelle aus. Ein Klick auf das Zahnrad-Symbol in der Symbolleiste öffnet das Einblendmenü Aktionen. Wählen Sie darin den Eintrag Daten Importieren.

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Der Beginn eines Importvorgangs.

Dies startet den Import-Assistenten. Als erstes erscheint der Dialog Datei importieren...

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Der erste Dialog des Import-Assistenten.

Darin ist CSV bereits als Dateiformat eingestellt, Sie können auf die Schaltfläche Datei importieren... klicken. Im Auswahldialog können Sie nun die zu importierende Datei festlegen. Klicken Sie auf Öffnen.

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Die Auswahl der zu importierenden Datei.

Der nächste Dialog in diesem Prozess ermöglicht im Bereich Datenquelle das Einstellen von Zeichensatz, Kopfzeile, Trennzeichen und anderes mehr. Die Festlegungen im darunter befindlichen Bereich Importeinstellungen beziehen sich auf die eigentlichen Inhalte und die Zieltabelle für den Import.

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Die Angabe von Importoptionen im Dialog »Datenquelle«.

Nach einem Klick auf Weiter behandelt der nächste Dialog die Zuordnung der Import- zu den Tabellen-Feldern. Stimmen Namen überein, trifft Ninox selbständig eine Zuweisung. Andernfalls sind die Feldnamen rechts in der Spalte Verfügbare Felder auf das entsprechende Rechteck der Spalte Zu importierende Felder zu ziehen.

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Die Zuordnung von Quellen- zu Zielfeldern.

Für die Inhalte der betroffenen Felder besteht eine Auswahlmöglichkeit zwischen Alle aktualisieren, Nur leere aktualisieren, oder als Schlüssel zu verwenden. Normalerweise übernimmt Ninox die Daten aus einer CSV-Datei in die zugeordneten Datenfelder (alle aktualisieren). nur leere aktualisieren bewirkt, ein Feld wird nur in den Fällen beschrieben, wenn sich darin noch keine Information befinden. Ist Schlüssel ausgewählt, gleicht Ninox die Daten der Tabelle mit der CSV-Datei ab und aktualisiert jeweils die Datensätze, bei denen die Schlüsselfelder übereinstimmen.

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Die Festlegung der Optionen zum Aktualisieren von Feldinhalten.

Als letzten Schritt zeigt Ninox eine Import Vorschau der zu importierende Daten. Sie dient zur Kontrolle der durchzuführenden Änderungen.

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Der letzte Schritt: die Importvorschau.

Klicken Sie jetzt einfach auf Daten jetzt importieren. Sind keine Probleme aufgetreten, präsentiert Ninox eine Erfolgsmeldung.

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Eine Erfolgsmeldung zum Abschluss.

Danach ist die Tabelle Patienten um die Datensätze aus der CSV-Datei ergänzt. Allerdings sind dabei Duplikate aufgetreten, einige Personen sind jetzt mehrfach erfasst.

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Ein Ausschnitt der Tabelle »Personen« nach dem Import.


Abgleich von Inhalten

Mit den Standardeinstellungen für Importe erzeugt Ninox für jede Zeile einer CSV-Datei einen neuen Datensatz. Dies kann zur Erzeugung von Dubletten führen, dass im Falle von Personen nach Importen einige Individuen mehrfach erfasst sind.

Abhilfe schafft das Aktualisieren bereits vorhandener Datensätze. Dies erfordert die Verwendung sogenannter Schlüssel- oder Abgleichfelder sowohl in der entsprechenden Tabelle der Ninox-Datenbank als auch im (als CSV zu exportierenden) Excel-Dokument.

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Schlüsselfelder in der Tabelle »Personen« und im zu importierenden Excel-Dokument.

Für den nächsten Import-Vorgang sind in der Ninox-Datenbank noch einige zusätzliche Felder angelegt, darunter insbesondere das für den Abgleich benötigte Feld ID_Person. Die Vorgehensweise beim Import ist die gleiche. Bei der Zuornung von Quellen- zu Zielfeldern wird jetzt das Feld ID_Person in Ninox sowie die gleichnamige Spalte in der CSV-Datei als Schlüsselfeld festgelegt.

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Die Angabe eines Schlüsselfelds zum Abgleich von Informationen.

Schlüsselfelder sollten eindeutig sein. Es sollten sich weder in der Tabelle noch in der CSV-Datei Datensätze befinden, bei denen Inhalte dieser Feldern übereinstimmen. Ist dies nicht möglich, lässt sich mit der Angabe mehrere Schlüsselfelder eine Eindeutigkeit herstellen.

Ist ein Schlüssel definiert, sucht Ninox für jeden Datensatz aus der CSV-Datei einen entsprechenden Datensatz in der Tabelle, bei dem die Schlüsselfelder die gleichen Werte enthalten, und aktualisiert dessen weitere Felder. Ist kein übereinstimmender Datensatz zu finden, legt Ninox einen neuen an.

In der Importvorschau ist in der ersten Spalte vermerkt, ob ein Datensatz neu erstellt (Neu) oder ob ein bestehender aktualisiert ist (ID des Datensatzes). Zu aktualisierende Werte sind in blau dargestellt, bestehende Werte in grau.

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Das Erscheinungsbild der Importvorschau beim Abgleich von Informationen.

In der Tabelle treten bei dieser Vorgehensweise keine Duplikate mehr auf – vorausgesetzt natürlich, die Inhalte der Schlüsselfelder sind korrekt eingegeben.

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Ein Ausschnitt der Tabelle »Personen« nach dem Import mit gewählter Abgleichoption.


Importe Relationaler Daten

Tabellenverknüpfungen erzeugt Ninox ausschließlich basierend auf den Ninox-eigenen Schlüsseln auf. Als solchen Schlüssel verwendet Ninox dabei die Spalte Nr. Die Inhalte dieser Spalte vergibt Ninox automatisch, Änderungen sind nicht möglich. Aus diesem Grund lassen sich die Inhalte dieser Spalte auch bei Importen nicht verändern.

Als Beispiel für einen Import relationaler Daten dient die Ergänzung der Datenbank durch weitere Bücher. Alle Notwendigen Tabellen, Felder und Datensätze sind hierfür bereits angelegt. Als erstes erfolgt ein Import von Informationen in die Tabelle Bücher.

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Ein Ausschnitt aus der zu importierenden »CSV«-Datei in Tabelle »Bücher«.

Der Import dieser Informationen erfordert keinerlei besondere Maßnahmen oder Vorkehrungen. Danach sind die Buchinformationen erfasst, es fehlen aber noch die Informationen zu Auflagen und Autoren (Personen) sowie deren Zuordnungen.

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Die neu importierten Bücher.

Im zweiten Schritt erfolgt der Import der Informationen zu den Auflagen. Als Inhalte des Schlüsselfeld Ninox_ID_Buch sind dazu in der CSV-Datei die von Ninox vergebenen Werte von Nr benutzt.

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Die zu importierenden Informationen zu »Auflagen« in der CSV-Datei.

Als Schlüsselfelder lassen sich nun Ninox_ID_Buch in Auflagen.csv sowie Nr von Tabelle Bücher (Verknüpfung Buchinformation) nutzen.

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Die Bezugsfelder für den Import von Informationen zu »Auflagen« (Ausschnitt).

Nach dem Import sind die Auflagen korrekt zugeordnet.

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Neue Datensätze in »Auflagen« mit korrekter Buchzuordnung.

Jetzt fehlen nur noch die Autoren. Für jedes Buch und jeden Autor muss eine Zeile in der Datei Personen.csv angelegt sein.

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Die CSV-Datei für die Zuordnung Buch zu Autor und umgekehrt.

Für die Feldzuordnung sind jetzt zwei Schlüsselfelder zu verwenden.

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Die Auswahl der Feldnamen für die Zuordnung Buch zu Autor und umgekehrt.

Die Importvorschau zeigt in diesen Fällen die ID’s der zugeordneten Autoren und Bücher.

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Die Importvorschau für die Zuordnungen.

Die Inhalte der Schlüsselfelder waren korrekt gesetzt, die Zuordnungen sind richtig in Ninox angekommen.

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Tabelle »Bücher« nach dem Import mit zugeordneten Autoren.

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Die Formularansicht eines Autors mit Anzeige seiner Bücher« nach dem Import.