Filtern

Bestimmte Fragestellungen beziehen sich nicht die Gesamtheit der vorhandenen Informationen, sondern nur auf eine Teilmenge davon. Für die Behandlung solcher Probleme verfügt Ninox über Such- und Filterfunktionen.

Ein Suchvorgang oder die Einrichtung eines Filters schränkt die Zahl der verfügbaren Datensätze für eine gewisse Zeit ein. Beides ermittelt diejenigen Datensätze, bei denen ausgewählte Feldinhalte bestimmten Kriterien genügen. Die Gesamtheit dieser Datensätze bildet die Ergebnismenge.


Suche

Wie im vorangegangenen Kapitel Suchen von Informationen beschrieben beinhaltet Ninox zwei unterschiedliche Suchfunktionen zum gezielten Auffinden von Informationen. Bei der Spotlight-ähnlichen Schnellsuche vergleicht Ninox ein eingegebenes Textmuster mit den Inhalten sichtbarer Spalten. Die globale Suche bezieht dagegen auch Inhalte von aktuell nicht eingeblendeten Spalten mit ein. Die Schnellsuche erlaubt nicht, Suchvorgänge auf die Inhalte einer einzigen Spalte von mehreren eingeblendeten Spalten zu beschränken.


Filter

Eine weitere Möglichkeit zum Auffinden bestimmter Datensätze ist die Einrichtung von Filterkriterien für eine oder mehrere Spalten. In diesem Fall durchsucht Ninox nicht die gesamte Datenbank, sondern lediglich diejenigen Spalten, für die ein Filter eingerichtet ist.

Die Eingabe eines Kriteriums erfolgt im Spaltendialog. Im einfachsten Fall enthält das Eingabefeld Filter einen statischen Text. Ninox zeigt daraufhin nur noch diejenigen Datensätze an, bei denen dieses Muster in der Spalte vorkommt.

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Die Eingabe eines Filterkriteriums.

Ein Trichter-Symbol rechts neben den Spaltennamen kennzeichnet Spalten, für die ein Filterkriterium definiert ist.

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Eine selbst erzeugte Ansicht mit eingerichtetem Filterkriterium für eine Spalte.

Nicht selten finden Filterkriterien Anwendung für Spalten in selbst definierten Ansichten. Beispielsweise lassen sich solche Ansichten zur Darstellung der Bücher eines einzigen Autors nutzen. Im gezeigten Fall ist dann noch ein Filterkriterium für die Spalte Vorname einzurichten.

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Eine selbst erzeugte Ansicht mit eingerichtetem Filterkriterium für zwei Spalten.

Besteht ein Kriterium lediglich aus statischem Text, zeigt Ninox sämtliche Datensätze an, deren Spalteninhalte das eingegebene Muster enthalten. Bei der Eingabe von Theo als Kriterium für Vornamen listet Ninox Datensätze mit Theo, aber auch mit Theodor auf.

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Die Auswirkung eines statischen Textes als Filterkriterium.

Das gezielte Suchen nach Inhalten erfordert den Einsatz von Bedingungen. Für die Suche nach der Zeichenfolge Theo muss ich zum einen ein Gleichheitszeichen an den Anfang setzen und zusätzlich das Textmuster in Anführungszeichen einschließen.

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Die Auswirkung einer Bedingung als Filterkriterium.

Enthält die eingegebene Bedingung einen Fehler (beispielsweise fehlt eine schließendes Hochkomma), zeigt Ninox am unteren Fensterrand eine Fehlermeldung an und löscht die Eingabe und damit das Filter vollständig.

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Eine fehlerhafte Bedingung produziert eine Fehlermeldung.

Filterkriterien lassen sich auch aus mehreren Bedingungen zusammensetzen. Ninox unterstützt dabei die drei logischen Operatoren and, or und not. Für Zahlenfelder ermöglicht dies die Suche nach Bereichen.

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Ein Filterkriterium mit zusammengesetzten Bedingungen.

Für Spalten mit Datumswerten unterstützt Ninox die Angabe eines vollständigen oder auch teilweisen Datums.

Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die in Ninox anwendbaren Filterausdrücke.

Bedingung

Wirkung

=”Wert”

Exakter Vergleich mit einer Zeichenkette

like “Wert”

Prüft, ob Wert enthalten ist und ignoriert dabei Groß- und Kleinschreibung

=1234

Exakter Vergleich mit einer Zahl

>100

Größer als 100

>=100

Größer oder gleich 100

<100

Kleiner als 100

<=100

Kleiner oder gleich 100

!=100

Ungleich 100

>10 and <100

Zwischen 10 und 100 (exklusive)

>=10 and <=100

Zwischen 10 und 100 (inklusive)

not like “erledigt”

Nur Zeilen, die nicht erledigt enthalten

like “erledigt” or like “zurückgestellt”

Nur Zeilen, die erledigt oder zurückgestellt enthalten

25.03.2015

Nur der 25.03.2015

03.2015

Alle Daten im März 2015

2015

Alle Daten im Jahr 2015

=null

Prüfung auf leer

!=null

Prüfung auf nicht leer