Drucken und Drucklayouts

Irgendwann entsteht die Notwendigkeit, Teile der in einer Datenbank enthaltenen Informationen in vernünftiger und ansprechender Form auszugeben. Eine direkte Ausgabe auf einen Drucker ist in Ninox zwar nicht möglich, jedoch unterstützt es die Ausgabe in PDF-Dokumente HTML-Dateien. Dabei lassen sich einzelne Ansichten oder ganze Tabellen ausgeben. Die dazu erforderlichen Vorgehensweisen sind in einem früheren Kapitel bereits demonstriert.

Darüber hinaus ermöglicht Ninox das Erstellen individuelle Druckausgaben. Analog zu vielen anderen Objekten erzeugt Ninox für jede Tabelle auch ein Standard-Layout für Druckausgaben.


Das Standard-Layout

Inzwischen sind alle benötigten Informationen zur Erstellung von Rechnungen in der Datenbank Buchversand erfasst. Ein Klick auf das Drucker-Symbol oben rechts in der Symbolleiste führt zum erscheinen der Vorschau einer Ausgabeseite für den aktuell ausgewählten Datensatz.

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Die Schaltfläche »Drucken« und die erzeugte Vorschau.

So richtig brauchbar zum Versenden von Rechnungen ist dieses automatisch gestaltete Layout eher nicht. Es enthälte statische Texte nebst Feldinhalten des aktuellen Datensatzes. Diese voneinander unabhängigen Objekte sind auf die drei Bereiche Kopfzeile, Fließtext und Fußzeile verteilt sind.

Die einzelnen Objekte lassen sich wie in einem vektor-orientierten Grafikprogramm bearbeiten, also verschieben, löschen, formatieren, etc. Im rechten Teil des Vorschau-Fensters befindet sich die Formatierungsleiste, eine Seitenleiste mit diversen Bedienelementen zum Gestalten der Layout-Objekte. Art und Anzahl der darin enthaltenen Elemente sind abhängig vom aktuell ausgewählten Objekt. Ist kein einziges markiert, können Sie das gewünschte Papierformat, die Größe der Seitenränder sowie die Höhe Kopf- und Fußzeile einstellen.

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Das Erscheinungsbild der Formatierungsleiste zum Einstellen der Eigenschaften einer Layout-Seite.

Sind Objekte wie statische Texte oder Feldinhalte markiert, können Sie im oberen Teil der Formatierungsleiste deren geometrische Eigenschaften wie Position und Innenabstände festlegen. Der untere Teil ist mit Bedienelementen zur Formatierung ausgerüstet.

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Oberer und unterer Teil der Formatierungsleiste bei aktivierten Objekten.

Bei Feldern mit umfangreichen Inhalten empfiehlt sich die Nutzung von Automatische Höhe. Bei dieser Einstellung passt Ninox die Feldgrößen entsprechend an und sorgt für eine passende Darstellung. Feste Höhe kann dazu führen, dass die Darstellung von Inhalte eventuell unvollständig ist.

Die vorgenommenen Einstellungen können Sie auf sämtliche Seiten einer aktuellen Ergebnismenge anwenden oder nur auf den aktuell ausgewählten Datensatz. Dazu dienen die Schaltflächen Nur dieser und Alle in der Symbolleiste. Die rechts neben Alle in Klammern dargestellte Zahl ist die Anzahl der Datensätze der aktuellen Ergebnismenge. Mit Hilfe der rechts daneben angebrachten Schaltflächen können Sie das Drucken oder Schließem.

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Die Schaltflächen in der Symbolleiste zur Auswahl des Anwendungsbereichs von Eigenschaften und zur Ausgabe von Layouts.

Sind Tabellen aktiviert, die Informationen aus Untertabellen oder Bezugstabellen darstellen, können Sie die Anzeige von Kopf- und Fusszeilen aktivieren bzw. deaktivieren. Darüber hinaus lassen sich die anzuzeigenden Spalten angeben sowie die Art des Tabellenrahmens auswählen.

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Das Erscheinungsbild der Formatierungsleiste für Unter- oder Bezugstabellen.

Ein Klick auf das »+«-Symbol in der Symbolleiste öffnet das Einblendmenü Hinzufügen. Es ermöglicht das Ergänzen von Layouts um weitere Objekte wie statische Texte und Bilder sowie Inhalte von Feldern.

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Das Einblendmenü »Hinzufügen« zum Ergänzen von Layouts um zusätzliche Objekte.

Die daneben liegenden Schaltflächen dienen zum Löschen, zum Verschieben in Richtung Vorder- und Hintergrund, zum Auswählen und zum Duplizieren (von links nach rechts).


Gestalten von Layouts

Das Auswählen von Objekten auf einem Layout kann mit Hilfe des Auswahlrahmens oder durch Mausklicks auf die zu bearbeitenden Objekte erfolgen, ggf. unter Benutzung der Umschalt-Taste. Ein Löschen erfolgt durch Betätigen von Lösch- oder Rückschritttaste. Das Verschieben von Objekten erfolgt wie üblich mit der Maus.

Mit Hilfe des Einblendmenüs Einfügen lassen sich verschiedene Objekte mehr oder weniger frei auf einer Seite platzieren. Textboxen dienen zur Aufnahmen von statischen Texten, die sich mit Feldinhalten kombinieren lassen. Ist dieser Eintrag im Einblendmenü Hinzufügen gewählt, erscheint auf dem Layout zunächst einmal ein leeres Rechteck mit insgesamt acht Anfassern. Zur Eingabe von Text müssen Sie in das Rechteck klicken. Daraufhin verändert sich seine Randfarbe zu Blau, und oberhalb vom rechten Rand erscheint ein Zahnradsymbol.



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Eine frisch erzeugte, aktivierte Textbox mit ihren Anfassern (links) und nach dem Einfügen von Text.

Klicken Sie nun auf das Zahnradsymbol. Auf seiner linken Seite befindet sich eine Liste mit den für diese Tabelle verfügbaren Felder und Verknüpfungen. Ein Klick auf ID_Rechnung befördert diesen Text in den rechten Teil des Fensters.

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Das Fenster zum Einfügen von Feldinhalten in Textboxen.

Ein weiterer Klick auf OK sichert die Eingabe und schließt das Fenster. Rechts neben dem zuvor eingegebenen Text befindet sich jetzt auch hier der Feldname ID_Rechnung, eingerahmt von geschweiften Klammern. Nach einem Klick auf eine Stelle außerhalb des Feldbereichs verschwinden Zahnradsymbol und blaue Umrandung, Ninox stellt jetzt den Feldinhalt von ID_Rechnung dar.

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Eine Textbox mit ihren Anfassern (links) und nach dem Einfügen von Text.



Ein Mausklick auf die Schaltfläche Sichern links oben in der Symbolleiste bildet den Abschluss jeglicher Gestaltungsmassnahmen. Sollten Sie es vergessen, Ninox denkt mit und erinnert Sie beim Verlassen der Layout-Ansicht daran.

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Die Schaltfläche zum Sichern von Änderungen an einem Layout.

Textboxen können auch Inhalte mehrerer Felder anzeigen, darüber hinaus ermöglichen sie den Zugriff auf Felder verknüpfter Tabellen. Wählen Sie zum Zusammenstellen einer Anschrift wie gerade gezeigt zunächst den Vornamen in der verknüpften Tabelle Kunde aus.

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Die Auswahl eines Feldes aus einer verknüpften Tabelle.

Geben Sie nun in die Textbox ein Leerzeichen hinter den Feldnamen ein.

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Die Auswahl eines Feldes aus einer verknüpften Tabelle.

Klicken Sie erneut auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Nachname im erschienenen Fenster.

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Die Auswahl eines zweiten Feldes aus einer verknüpften Tabelle.

Die Textbox stellt jetzt die Inhalte zweier Felder aus einer verknüpften Tabelle dar.

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Eine Textbox mit Feldinhalten aus einer verknüpften Tabelle.

Schrifteigenschaften lassen sich lediglich für die gesamte Textbox einstellen.

Das Einfügen statischer Bilder erfolgt auf übliche Weise mit dem Auswahl-Dialog. Ihre Positionierung kann mit Hilfe der Formatierungsleiste oder per Maus erfolgen. Nach durchgeführten Modifikationen weist das Layout das folgende Erscheinungsbild auf. Die braunen Bereiche repräsentieren leere Stellen im Layout.

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Das Erscheinungsbild des modifizierten Layouts.

 

Verwalten von Layouts

Ein einziges Layout dürfte kaum für sämtliche Erfordernisse der brieflichen Kommunikation ausreichen. Im Rahmen von Versandabwicklungen sind Erinnerungen, Zahlungsaufforderungen, letzte Mahnungen, etc. an zahlungsunwillige oder -unfähige Kunden wohl kaum zu vermeiden.

Mehrmalige Änderungen der Überschrift (beispielsweise Rechnung Erinnerung) sind dabei ineffizient. Sinnvoller ist das Duplizieren von Layouts mit nachfolgenden Modifikationen. Analog zu Ansichten ermöglicht Ninox das Erstellen mehrerer Layouts für die gleiche Tabelle. Ein Klick auf den Layoutnamen bewirkt das Erscheinen eines Einblendmenüs.

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Das Einblendmenü von Layouts.

Nach Auswahl des Eintrags Neu erscheint ein Dialog mit einem Eingabefeld für den Layoutnamen. Zusätzlich bietet er die Auswahl, ein leeres Layout zu erzeugen, ein Layout automatisch zu generieren oder das aktuelle Layout zu duplizieren.

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Der Dialog für das Erzeugen von Layouts.

Wie bei den Ansichten erscheinen die Namen neu erzeugter Layouts in der Layoutleiste. Der Wechsel zu einem anderen Layout erfolgt per Mausklick auf den Namen des Ziellayouts.

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Das Duplikat eines Layouts, leicht modifiziert.