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Effiziente Auftragsabwicklung in der Telekommunikationsbranche

By Daniel Ratmirof

On 04 April 2019

Ninox Blog Post

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Als Full-Service-Partner der deutschen Telekommunikationsbranche unterstützt die HKT GmbH Netzbetreiber und Systemlieferanten bei der Entwicklung, dem Aufbau und Betrieb technischer Infrastrukturen. Das Leistungsspektrum umfasst alle Projektphasen und reicht von der Planung über Montage, Service und Wartung bis zu Demontage und Entsorgung.

 

Entsprechend komplex stellt sich die Verwaltung der Arbeitsaufträge und die Koordination der Techniker-Einsätze dar. Die Prozesse waren lange Zeit nicht standardisiert, jeder Disponent hatte seinen eigenen Workflow und nutzte verschiedene Tools zur Kommunikation mit den Außendienst-Teams. Sämtliche Maßnahmen wurden in einer großen Excel-Tabelle gepflegt, Arbeitsaufträge manuell per E-Mail versandt und die Rückmeldungen der Techniker von den Einsatzorten erfolgten ebenfalls per Mail, WhatsApp oder Telefon. Die Folge waren Datenverluste und redundante, zum Teil nicht mehr aktuelle Informationen, welche einen hohen organisatorischen Aufwand verursachten.

 

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Eine geeignete Standard-Software zu finden, die sich den sehr speziellen Abläufen bei HKT anpassen ließ und allen Beteiligten gerecht wurde, erwies sich als außerordentlich schwierig. Die getesteten Lösungen waren entweder zu unflexibel oder hätten großen Aufwand bei der Implementierung bedeutet. Deshalb entschied man sich bei HKT für eine Eigenentwicklung mit Ninox.

 ”Endlich haben wir alle Informationen zeitgleich auf dem Schirm und bearbeiten keine Aufträge doppelt”

Innendienstmitarbeiter

 

Überblick

  • Auftragsverwaltungssystem

 

Industrie

  • Telekommunikation
 
Features & Funktionen
  • Multi-User-Auftragsverwaltung
  • Auftragsvergabe an Außendienst-Monteure
  • Automatisiertes Benachrichtigungssystem
  • Aktuelle Statusmeldungen von den Baustellen
  • Reports und Auswertungen
  • Prozessnachverfolgung

 

Benefits

  • Deutlicher Effizienzgewinn
  • Höhere Informationsqualität
  • Alle Informationen an einem Ort
  • Mobile Nutzung im Außendienst
  • „Live-Tracking“ aller relevanten Meilensteine
  • Bedarfsgerechte Erweiterung im laufenden Betrieb

Features

Mit der Ninox-Lösung von HKT befinden sich nun sämtliche Daten an einem zentralen Ort. Alle Teammitglieder haben denselben, aktuellen Informationsstand, können Aufträge einsehen und bearbeiten, Rückmeldungen von den Einsatzorten werden über Mobilgeräte strukturiert in die Datenbank eingepflegt. Es gibt individuelle Aufgabenlisten mit integriertem Benachrichtigungssystem und über vordefinierte Ansichten lassen sich sämtliche Vorgänge, Ereignisse und Zeitvorgaben jederzeit unkompliziert nachvollziehen. Die Projektleitung hat über ein Dashboard jederzeit alle relevanten Daten im Blick und kann „auf Knopfdruck“ entsprechende Reports generieren.

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Übersicht der einzelnen Aufträge in vordefinierten Tabellenansichten personalisiert für verschiedene Nutzer

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Nachhalten der Abrechnungszeiten & Prozesse

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Disposition der Mitarbeiter und Übermittlung der Arbeitsaufträge

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Automatische Nachverfolgung verschiedener nachgelagerter Prozesse

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Transparenz über alle Stati der Aufträge und Baumaßnahmen innerhalb des Teams

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Abbildung von Prozesses vom Eingang des Auftrags bis zur Übergabe an die Buchhaltung.

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Einfaches Generieren von Reports und Auswertungen

 

 ”Ich habe die benötigten Informationen direkt auf dem Smartphone und meine Rückmeldung ist nur ein Tastendruck“

Außendienstmitarbeiter

Ausblick

HKT verwendet die Cloud-Version von Ninox, die Datenpflege im Außendienst erfolgt mit der mobilen Ninox-App auf Android-Tablets. Aktuell nutzen 12 Mitarbeiter die Anwendung.

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Die Ninox-Anwendung von HKT wird aus der Praxis heraus ständig optimiert und bedarfsgerecht erweitert. Geplant sind beispielsweise noch detailliertere Reports und Auswertungen für eine noch bessere Beurteilung der Projekt-Effizienz. Außerdem soll zukünftig auch die Dokumentation der Baumaßnahmen vollständig mit Ninox erfolgen.

 

Gerne beantworten wir Ihnen Ihre Fragen zu unserer Ninox-Lösung.

 

Wulff iT Solutions and Consulting

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